Hvem, hvad og hvordan om afdelingsbestyrelsen
Hvem er bestyrelsen?
- Mindst 3 medlemmer og altid et ulige antal
- Alle medlemmer skal være beboere i afdelingen
- Medlemmerne vælges på afdelingsmødet
- Det er ikke et krav, at der vælges en afdelingsbestyrelse, men det er en rigtig god idé!
Hvad laver bestyrelsen?
- Følger op på afdelingsmødets beslutninger
- Indkalder til afdelingsmøder mv.
- Bakker op om sociale initiativer i afdelingen
- Laver forslag til afdelingsmødet om fx budget, husorden og istandsættelse
- Varetager alle beboeres interesser
- Er beboernes kontaktled til boligorganisationen og administrationen
- Godkender boligafdelingens årsregnskab
- Gennemgår årsberetningen på afdelingsmødet
- Holder øje med livet i afdelingen
Hvordan arbejder bestyrelsen?
- Mødes efter behov – fastsætter selv hvordan og hvor ofte
- Har ofte en skriftlig forretningsorden
- Bør fordele opgaverne internt efter evner og interesser
- Kan vælge at inddrage suppleanterne i bestyrelsens arbejde
- Bør inddrage interesserede beboere i at løse opgaverne, når det er muligt
- Har ikke noget formelt juridisk eller økonomisk ansvar
- Har krav på nødvendig hjælp fra boligorganisationen/administrationen til at løse sine opgaver
Beboernes tillidsrepræsentanter
Afdelingsbestyrelsen og det enkelte bestyrelsesmedlem skal varetage alles interesser. Målet er at få afdelingen til at fungere så godt som muligt. Man skal vide (og vise) at andre beboeres meninger er lige så meget værd som bestyrelsens.
”Fordi man sidder i bestyrelsen betyder det jo ikke, at man bestemmer mere end andre” (bestyrelsesmedlem)
Beboerne har mange forskellige interesser. Det betyder meget for stemningen i afdelingen, at afdelingsbestyrelsen har ”fingeren på pulsen”. Bestyrelsen skal forsøge at sætte sig i de andre beboeres sted.
Holder øje med livet i afdelingen
En af afdelingsbestyrelsens opgaver er at følge med i livet i afdelingen. Der skal tages fat om de problemer, der opstår.
Afdelingsbestyrelsen kan fx bliver kontaktet af en beboer, som oplever problemer med naboen eller med trafikken på stierne. Eller afdelingsbestyrelsen kan selv blive opmærksom på nogle problemer, når de har deres daglige gang i afdelingen. Det kan være, når de er på rundtur for at tale med beboerne og se, hvordan det går med at få passet haverne.
Afdelingsbestyrelsen må gerne hjælpe med at løse problemer. Egentlige påtaler og advarsler er dog noget, boligorganisationen skal tage sig af.
Afdelingsbestyrelsen er beboernes dialog- og samarbejdspartner i tilfælde af problemer. Men det er boligorganisationen og administrationen, der spiller rollen som ”politibetjent”.
En afdeling uden en afdelingsbestyrelse
Det er ikke alle afdelinger, der har valgt en afdelingsbestyrelse. Hvis det er tilfældet, er det organisationsbestyrelsen, der skal klare afdelingsbestyrelsens opgaver. Herunder at indkalde til og afholde afdelingsmøde. I praksis løser administrationen opgaven.
Forretningsordnen er bestyrelsens spilleregler
Det er en god idé, at bestyrelsen har en forretningsorden. Den kan fx forklare, hvornår der indkaldes til møder, hvordan dagsordenen skal se ud, og hvordan opgaverne er fordelt i bestyrelsen.
Både i nye bestyrelser og ved nyvalg er det en god ide at vedtage en forretningsorden.
Boligorganisationens vedtægter bestemmer, at afdelingsbestyrelsen selv kan fastsætte forretningsordenen.
Forslag til forretningsorden kan ses her eller fås af jeres kundechef.
Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt
Afdelingsbestyrelsens medlemmer og suppleanter har normalt tavshedspligt omkring kendskab til beboeres personlige forhold. Tavshedspligt omkring personsager bør indarbejdes i afdelingsbestyrelsens forretningsorden.
Suppleanter kan deltage i møder
Bestyrelsen kan i forretningsordenen beslutte at tilbyde suppleanterne at deltage i bestyrelsens møder. Suppleanter har dog ikke stemmeret til møderne.
Ved at deltage i møderne får suppleanterne en fornemmelse af, hvad bestyrelsesarbejdet handler om. Deltagelse gør dem bedre rustet til på et tidspunkt at blive bestyrelsesmedlemmer.
Det er vigtigt, at bestyrelsen er enig om, hvordan og hvor meget suppleanterne skal deltage. I er ikke forpligtet til at inddrage suppleanter, hvis I for eksempel tror, det kan skade jeres samarbejde.
Samarbejdet i bestyrelsen
Domea.dk har udviklet nogle let anvendelige værktøjer til bestyrelsesarbejde. De findes i bogen Håndbog i bestyrelsesarbejde, som er blevet til i et samarbejde med bestyrelsesmedlemmer.
Du kan også bestille 'Håndbog i bestyrelsesarbejde' i papirformat.
Gå til 'Publikationer" for at bestille papirudgaven af 'Håndbog i bestyrelsesarbejde'
Bestyrelsen kan følge med i økonomien
Afdelingsbestyrelsen har ikke ansvaret for boligafdelingens økonomi. Mange bestyrelser er dog glade for at kunne følge med i økonomien.
Afdelingens budgetkontrol ligger på nettet og bliver opdateret hver dag. Den kan ses af bestyrelsesmedlemmer, når de er logget ind i det digitale bestyrelsesrum på boligafdelingens hjemmeside.
Der afholdes jævnligt kurser for bestyrelsesmedlemmer i basal boligøkonomi.
Det digitale bestyrelsesrum
Det digitale bestyrelsesrum er bestyrelsens private samarbejdsplatform på internettet. Det er et lukket område på afdelingens hjemmeside, hvor bestyrelsesmedlemmer kan samarbejde om dokumenter, dele viden samt oprette opgaver og aftaler.
En vigtig del af det digitale bestyrelsesrum er muligheden for at få indblik i afdelingens drift og udlejningsforhold. Bestyrelsen kan fx se budgetter, kontoudtog, fraflytningsstatistikker mv.
Log ind i bestyrelsesrummet her
Hvis bestyrelsen anskaffer iPads, får hvert medlem sin egen hjemmeside, hvor mødematerialet kan hentes ned til en app. På den måde kan man afholde helt papirløse møder.
Via appen kan materiale til møder læses igennem, og der kan skrives noter i dokumenterne. Der kan også markeres tekstafsnit.
Ved at arbejde med mødematerialet digitalt opbygger man automatisk et arkiv over bestyrelsesarbejdet og de beslutninger, der er taget.
Udvalg og beboergrupper kan hjælpe
Afdelingsbestyrelsen behøver ikke lave alle opgaverne i afdelingen. På afdelingsmødet kan der fordeles opgaver og beslutninger til andre. Det kan være udvalg, beboergrupper eller beboerråd. Udvalg og grupper behøver ikke have folk siddende i bestyrelsen.
Eksemplerne er mange: Opgangsudvalg, legepladsudvalg, udvalg for de grønne områder, festudvalg osv.
Det betyder, at du kan arbejde med det, du brænder for uden at være med i alle dele af bestyrelsesarbejdet.
Vedligeholdelse af bygninger skal planlægges
Afdelingsbestyrelsen beslutter, hvad der skal sættes i gang af vedligeholdelse og fornyelse. Det skal ske inden for de rammer, som besluttes på afdelingsmødet. Fx skal der være penge til det på budgettet.
Afdelingsbestyrelsen inviteres derfor med på en ’markvandring’ i afdelingen. På markvandringen gennemgås afdelingens bygninger og udearealer. Derefter kan der laves en 10-års plan for vedligeholdelse og fornyelse af afdelingen.
Markvandringen sker typisk sammen med en kundechef eller driftsleder. Den foregår i god tid inden, der afholdes budgetmøde for det efterfølgende års driftsbudget.
Der sker altså dette:
- Først foretages der en markvandring
- På baggrund af markvandringen udarbejder administrationen et udkast til et budget
- Afdelingsbestyrelsen fremlægger budgettet på afdelingsmødet
- Herefter godkender afdelingsmødet budgettet
- Til sidst kan afdelingsbestyrelsen sætte gang i arbejdet sammen med administrationen
Drifts- og vedligeholdelsesplanen kaldes også DV-planen eller 10-årsplanen.
Budgetmøde for bestyrelsen
Det er afdelingsbestyrelsen opgave at anbefale afdelingens driftsbudget. Herunder også nødvendige tiltag, der bør sættes i gang i afdelingen.
Inden det ordinære afdelingsmøde og i forlængelse af markvandringen gennemgås og behandles afdelingsbestyrelsen forslag fra administrationen til budget for afdelingens drift.
Administrationen inviterer afdelingsbestyrelsen til et budgetmøde, hvor afdelingsbestyrelsen kan fremkomme med ønsker om tilføjelser eller ændringer m.v. af driftsbudgettet.
Årsregnskab godkendes af organisationsbestyrelsen
Årsregnskabet for afdelingen bliver udarbejdet af administrationen. Derefter bliver det sendt ud til afdelingsbestyrelsen til godkendelse. Administrationen inviterer afdelingsbestyrelsen til et møde om årsregnskabet.
Efter afdelingsbestyrelsens godkendelse skal organisationsbestyrelsen foretage den endelige godkendelse af årsregnskabet. Afdelingsmødet kan dog beslutte, at afdelingsmødet skal godkende årsregnskabet i stedet for afdelingsbestyrelsen.
Det kan ske, at der er uenighed om budget eller årsregnskab. Fx mellem boligorganisationens ledelse og afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Den slags uenigheder kaldes tvister. Tvister skal indbringes af boligorganisationens ledelse for kommunalbestyrelsen, som træffer den endelige administrative afgørelse.
Der skal tages referat af bestyrelsesmøder
Afdelingsbestyrelsen skal udarbejde referater fra alle bestyrelsesmøder. Alle beboere skal have adgang til referater senest 4 uger efter mødet.
Det er vigtigt, at referaterne ikke indeholder personfølsomme oplysninger. Derfor kan afdelingsbestyrelsen have en lukket og åben dagsorden, hvor der kun refereres fra den åbne del.
Find en god referatskabelon her
Holder I møder, der ikke er egentlige bestyrelsesmøder, behøver I ikke at lave et referat.
Afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb
Kassereren i en bestyrelse kan have en kasse med kontanter, der kan bruges, hvis I har lagt ud for noget. Der kan også oprettes en bankkonto med betalingskort. For begge dele skal der føres kasserapport.
Afdelingsbestyrelsen kan også bruge pengene til at dække mindre omkostninger fx i forbindelse med afholdelse af bestyrelsesmøder, beboerarrangementer og afdelingsmøder samt til kontorhold.
Når du som bestyrelsesmedlem er logget ind i det digitale bestyrelsesrum, vil du under punktet Økonomi og Kasserapport kunne se en introduktionsvideo til brugen af kasserapport.
Afdelingsbestyrelsens godtgørelse
Afdelingsbestyrelsesmedlemmer kan få dækket deres udgifter i forbindelse med det beboerdemokratiske arbejde på to måder. Enten dækkes det faktiske forbrug mod aflevering af kvittering eller ved at der udbetales et årligt standardgodtgørelsesbeløb.