På afdelingsmødet bliver der truffet større beslutninger. For eksempel skal afdelingens budget og husleje godkendes. Afdelingsmødet er også stedet, hvor du kan stille forslag. Skal der fx opsættes flere bænke og grillpladser? Er der brug for penge til festlige arrangementer? Har du lyst til at lave en madklub eller etablere et fælles bibliotek?
Husk at dine forslag skal indleveres i god tid inden mødet. Du kan se den præcise tidsfrist i mødeindkaldelsen.
Valg til bestyrelse
Afdelingsmødet bliver nogle steder kaldt beboermødet, fællesmødet eller generalforsamlingen. Uanset, hvad det kaldes, er det her beboerne vælger en afdelingsbestyrelse.
Ønsker du at være en del af bestyrelsen, er det på afdelingsmødet, du kan stille op til valg og måske blive valgt.
Man skal være over 18 år for at stemme. Men ellers gælder det, at alle afdelingens lejere og husstandsmedlemmer har stemmeret.
Det er også på afdelingsmødet, der vælges personer til repræsentantskabet. Nogle steder er dette dog overladt til afdelingsbestyrelsen. Spørg jeres formand!
Alt vigtig kan drøftes
På afdelingsmødet drøfter og beslutter I alle vigtige ting om afdelingens drift. Det besluttes, hvad der skal sættes i gang det kommende år. For eksempel hvis noget skal sættes i stand. Eller hvis man ønsker at bygge noget nyt. Det kan være alt fra nyt tag til køkkenhave, bænke eller sandkasser.
På afdelingsmødet vedtages også husordenen og vedligeholdelsesreglementer.
Det er også stedet, hvor du kan give udtryk for bekymringer eller komme med nye ideer og forslag.
Som nævnt skal du aflevere forslag i god tid. Tidsfristen står i indkaldelsen til mødet. Jo bedre beskrevet, dit forslag er, jo større er chancen for at få det vedtaget. Så husk gerne at beskrive baggrunden for dit forslag. Giv også gerne et bud på, hvad det vil koste.
Der er møde hvert år
Der skal holdes afdelingsmøde mindst én gang om året. Som sagt indkaldes du i god tid og skal melde forslag ind i god tid. Hvornår forslag skal meldes ind fremgår af indkaldelsen.
Sådan laves dagsordenen
Ofte står de ansatte på servicecenteret for udarbejdelse af en standarddagsorden og mødeindkaldelse. Det sker efter nærmere aftale med bestyrelsen.
Hvis bestyrelsen vil lave en anderledes og måske lidt mere hyggelig eller personlig indkaldelse, står det jer frit for at lave den anderledes.
Der kommer flere til møderne, hvis der skal drøftes ting, der får konsekvenser for den enkelte beboer.
Deltagelsen afhænger også af stemningen på mødet. Og om der også foregår noget hyggeligt og socialt.
Det kan være en god ide at vedtage en forretningsorden for afdelingsmødet.
Hent forslag til forretningsorden for afdelingsmødet her
Dirigentens rolle er vigtig
Dirigenten har en vigtig rolle på afdelingsmødet. Det er en god idé, hvis bestyrelsen eller kundechefen mødes med dirigenten før mødet. Det kan fx ske som en del af mødeforberedelsen. Her kan dirigenten også blive sat godt ind i dagsordenens punkter og lære bestyrelsens holdninger at kende.
Nemt at lave forslag til afdelingsmødet
Har du som beboer forslag der skal til afstemning på afdelingsmødet? Så benyt vores skabelon nedenfor til at stille forslaget.
I nogle tilfælde kan det være lettere at træffe beslutning om et forslag, der er beskrevet som skabelonen lægger op til. Men det er ikke et krav, at den skal bruges.
Hent skabelon til forslag til afdelingsmødet her
Bordopstilling: Biograf eller hestesko?
Bordopstillingen til afdelingsmødet kan have stor betydning for stemningen.
Skal bestyrelsen fx sidde som et panel i den ene ende af rummet? Eller skal I fordele jer mellem de øvrige beboere ved mindre borde?
Der er ikke en rigtig eller forkert måde at stille bordene på til et afdelingsmøde. Hvad der er bedst er forskelligt. Men en ting står klart: Bordopstillingen kan have stor effekt på stemningen til mødet.