Det nye indkøbsprojekt er godt på vej

I 2019 besluttede Domea.dk sammen med kunderne, de lokale, almene boligorganisationer, at oprette solidarisk indkøb for en række udvalgte varekategorier. Samtidig med at det fortsat er muligt for de enkelte boligorganisationer og servicecentre at købe ind lokalt. Det kunne fx være indkøb af tjenesteydelser som maler, vvs og andre håndværkerydelser.

I Domea.dk har vi tidligere indgået en række frivillige rammeaftaler, som boligorganisationerne har kunnet benytte, hvis de har fundet det attraktivt. Med solidarisk indkøb sikrer vi større rabatter, fordi leverandørerne er sikret en større indkøbsvolumen.

Gevinst ved ny ordning

Domea.dk forventer en gennemsnitlig gevinst ved at bruge den nye indkøbsordning på 1.250 kr. pr. lejemål pr. år. Her kommer halvdelen fra solidariske indkøb, og den anden halvdel fra de lokale indkøb.

To væsentlige forudsætninger for, at besparelserne også kan realiseres lokalt, er, at vi dels konkurrenceudsætter, dvs. at vi sender en opgave eller vare i udbud for derefter at sammenligne kvalitet og pris og vælge den bedste – og dels øger professionaliseringen af de lokale indkøb.

Med andre ord styrker vi indkøbsfunktionen til at kunne drive en proces omkring fx udbud, der er mere formel og veldefineret. På den måde imødekommer vi både krav om besparelse i den almene branche og medvirker til en ansvarlig økonomisk forvaltning af boligorganisationernes penge.

Stor tilslutning

87 procent af boligorganisationerne, der er kunde hos Domea.dk har sagt ja til at deltage i projektet, og det glæder regionsdirektør i Vestdanmark Rune Udi Jørgensen. Han understreger, at boligorganisationernes medarbejdere på servicecentrene spiller en stor rolle i, at projektet bliver en succes.

- Det er essentielt for projektet at have driften med, den har værdifulde input i forhold til implementeringen af projektet i den daglige drift. Vi gør os meget umage for, at denne måde at købe ind på bliver integreret lokalt, siger Rune Udi Jørgensen.

Seks indsatsområder

Projektgruppen, der arbejder med at implementere de ny indsatser, er tværgående og består af repræsentanter fra Indkøb, driften (to kundechefer og to driftsledere), Økonomi, It og Digital forretningsudvikling.

Gruppen startede op i oktober 2019 med at etablere et overblik, som der arbejdes ud fra i den nuværende analysefase. De arbejder videre med disse seks indsatsområder:

1. Tilslutning
   87% af kunderne har tilsluttet sig solidarisk indkøb
   
   
2. Indkøbspolitik
   Indholdet i indkøbspolitikken er fastlagt og lægges til godkendelse i Domea.dk’s bestyrelse i juni 2020
   
   
3. Udbud og nye forpligtende rammeaftaler for solidarisk indkøb
   Vi har lagt en plan for, hvornår de forskellige udbud skal køre samt beskrevet rammerne for samarbejdet med de lokale indkøbere fra driften. Det er dem, der skal stille krav til leverandørerne inden for de forskellige indkøbskategorier
   
   
4. Processer
   Processerne dækker både den centrale udbuds- og indkøbsfunktion og de lokale udbud- og indkøbsansvarliges arbejde.  Det er en tidskrævende proces, som giver rigtigt gode drøftelser og mulighed for at forventningsafstemme, hvad der er mest effektivt for alle parter
   
   
5. Etablering af infrastruktur
   Projektgruppen arbejder på at styrke bemandingen i indkøbsfunktionen, et generelt kompetenceløft på udbud og indkøb samt et indkøbssystem. På nuværende tidspunkt har vi undersøgt markedet for standardsystemer og skal i gang med at beslutte, hvilket system der skal købes
   
   
6. Implementering
   Der er endnu ikke fastlagt en plan for implementering, det er afhængigt af, om køb af indkøbssystem skal i udbud. Vi har fastlagt krav til uddannelse, pilotprojekt i udvalgte servicecentre og strategi for udrulning
              

Boligorganisationerne holdes løbende orienteret i takt med fremdriften af projektet.

Og selvom meget er anderledes i øjeblikket på grund af spredningen af coronavirus i Danmark, kører det på højtryk fra hjemmekontorerne.

- Der er masser af aktivitet og god fremdrift i indkøbsprojektet, og det er et projekt, hvor vi prioriterer stor involvering på tværs. Den nuværende coronakrise har ikke sat en stopper for aktiviteten. Mange møder er blot konverteret til online møder, fortæller direktør for koncernøkonomi og forretningsudvikling Lars Holmbjerg.