Lokale indkøb: Millionbesparelse og bedre service til beboerne

En undren over en frokost en kold vinterdag har betydet, at Servicecenter København netop har indledt den sidste forårsmåned i 2024 med tre nye aftaler på sine håndværksydelser.

Over de næste fire år er der kun ét sted, personalet skal henvende sig, når de skal bestille en tømrer, ét sted, når de skal have fat i en vvs’er, og ét sted, når der er brug for at få en elektriker ud. Og det er uanset, hvilken af de 18 afdelinger i Domea København, som Servicecenter København drifter og servicerer, de skal løse en opgave hos – og uanset hvilken medarbejder der bestiller. På samme måde vil det være de tre samme firmaer, der vil have kontakt til beboerne, når først opgaven skal løses.

Og hvad kommer der så ud af det?

En besparelse på op mod to millioner kroner over de næste fire år – og en bedre service til beboerne.

Det er prognosen og forventningen til de nye aftaler, fortæller kundechef i Servicecenter København, Michael Hjorthøj, som var manden, der undrede sig over, at deres håndværkere var så dyre. I samråd med organisationsbestyrelsen besluttede han at kigge håndværksydelserne igennem. Tømrer-, vvs- og elektrikerarbejderne er tre store poster på budgettet, så hvorfor ikke konkurrenceudsætte dem?

- Det har været en spændende og lærerig proces – fra den første idé til vi nu står her med tre gennemarbejdede aftaler. Det nytter ikke noget, at vi bliver dovne og bare gør, som vi plejer, fordi det er nemt og bekvemt – for det koster. Vi er på beboernes side og skal levere den bedste service til den bedste pris. Og processen har vist, at man godt kan få håndværkere til at flytte sig. De vil også gerne gøre sig attraktive over for os, fortæller Michael Hjorthøj.

Og faktisk er det endt med, at to ud af de tre nye aftaler er indgået med firmaer, som Servicecenter København i forvejen brugte – på tømrer- og elektriker-området – til priser og faste aftaler, der var bedre end før. På vvs-området er valget faldet på en helt ny samarbejdspartner.

Følelser i processen

Servicecenter København har fået hjælp fra Niclas Shaheen Schmidt i Indkøbsafdelingen til aftale-eftersynet. Det er Niclas, der i første omgang foretog en indkøbsanalyse og kom med en række anbefalinger til, hvad servicecenteret kunne gøre.

Han vurderede, at servicecenteret ved at indgå nye aftaler ville kunne spare 10-15 pct. på de tre poster. Siden har det vist sig, at det nærmere er 15 end 10 pct., som servicecenteret kommer til at hente. Eller det, der altså svarer til op mod to millioner kroner over de næste fire år, som aftalerne løber.

- Men nok så vigtigt er det, at man som servicecenter også forholder sig aktivt til, hvilket serviceniveau man gerne vil have. At man får valgt nogle leverandører, der kan opretholde og højne servicen til beboerne – og som man har en god kemi med. Det er ikke nødvendigvis en let øvelse at udskifte leverandører, man har brugt længe, for der kan være mange følelser i at skulle sige farvel til samarbejdspartnere, som man måske kender virkelig godt. Og det har også været et fokusområde i arbejdet med aftalerne i Servicecenter København, fortæller Niclas Shaheen Schmidt.

Krav til leverandørerne

Indkøbsanalysen dannede grundlag for at arbejde videre med aftalerne i København, og Michael Hjorthøj nedsatte et internt arbejdsudvalg, der skulle levere input, afdække behov og komme med krav til, hvad nye leverandører skulle kunne – og det har Niclas Shaheen Schmidt så arbejdet videre med.

Det var driftsleder Ivan Stokic og ejendomsmester Thomas Reumert, der fik opgaven – med Michael og Niclas på sidelinjen – og deres input mundede i sidste ende ud i fem mulige samarbejdspartnere på hver af de tre områder. Samarbejdspartnere, som ikke kun skulle kunne løse den praktiske opgave i boligområdet – det var også vigtigt, at de har et bagvedliggende kontor, som kan tage dialogen med beboerne.

- Når vi har bestilt en håndværker, skal vi kunne stole på, at de tager dialogen med beboeren derfra, aftaler tid, holder tidsplanen, løser opgaven og afslutter den. Og der er lagt en detaljeret plan for de situationer, der kan opstå, fx hvis de ikke kan få fat i beboeren, eller beboeren ikke er hjemme til aftalt tid osv., siger Michael Hjorthøj og fortæller, at der i det hele taget er taget stilling til og stillet krav til de fleste detaljer i aftalerne.

- Vi har lavet aftalerne så detaljerede og gennemsigtige som muligt, så der ingen overraskelser kan komme. Vi stiller krav til serviceniveauet, og vi kender prisen. Det er godt givet ud, at der er en plan for alt, siger Michael Hjorthøj, der forudser en højere effektivitet.

Han forventer desuden også, at beboerne vil kunne mærke en positiv forskel i serviceniveauet, og – ikke mindst også – at de nye faste aftaler vil gøre det lettere for medarbejderne i hverdagen.

Indkøbsafdelingen faciliterer – servicecenteret beslutter

Indkøbsafdelingens rolle har været at drive projektet fra a til z og understøtte den proces, som Servicecenter København har været igennem. At analysere, anbefale, facilitere og forhandle.

Eller som Michael Hjorthøj formulerer det:

- Niclas kom med en kasse, der stod lokale indkøb på, og vi har bestemt, hvad der skal ned i den. Han har hjulet os med at definere vores behov, fortalt os, hvad vi skulle tage stilling til, har hjulpet med alt det aftaletekniske, med at stille krav til leverandørerne og kvalitetssikre de valg, vi har truffet.

Pointer, som er vigtige for Niclas Shaheen Schmidt.

- Jeg kommer ikke med et resultat på forhånd. Jeg har ikke en idé om, hvor det skal ende, når jeg hjælper Servicecenter København eller et hvert andet servicecenter. Vi skal være med til at facilitere en løsning, der passer ind det specifikke sted. Det er servicecenteret, der skal definere, hvad de gerne vil have, og hvad der er vigtigt for dem, og det er det, jeg arbejder videre ud fra, siger han og fortæller, at når alle aftaler er på plads, er det vigtigt, at man holder sine leverandører til ilden, så aftalerne får det output, der er stillet i udsigt.

Og det er der også en plan for i Servicecenter København, hvor der lige nu er fuld gang i opstartsmøderne, med leverandørerne såvel som internt, ligesom der planlægges kvartalsvise opfølgningsmøder.